Jste chaotik, nebo přesně víte, co která činnost obnáší, abyste zajistila stabilitu podnikání? Jak zaučujete nového člověka, kterému potřebujete svěřit část svých činností?
Když jsem před 10 lety hledala do týmu nového kolegu nebo kolegyni, už samotné přijímací řízení byl zdlouhavý proces. Skoro 90 % adeptů vlastně nemělo pro pozici žádnou kvalifikaci. Nakonec se ale jednu slečnu povedlo najít a začal další proces - zaučování.
Jako asistentka se musela naučit nejen pracovat s rezervačním systémem a kalendářem, ale také pochopit, jak jednáme s klienty. Co nesmí v emailu chybět. Jak zaznamenat informace o zákaznících. Proč je potřeba napsat vždy v pátek tuto zprávu a ve středu na ni navazující jinou zprávu.
Informací je opravdu hodně. Zaučováním jsme strávily desítky hodin. Asistentka si vše zapisovala do notýsku. Vypadalo to, že vše chápe a nenastane žádný problém. Jenže už za pár dnů první problém nastal. Poslala chybný email, což znamenalo, že jsme ztratily jednoho zákazníka. Po dvou měsících mi navíc sdělila, že vlastně tato práce není pro ni a odchází.
Proces začal nanovo. Opět vypisuji výběrové řízení. Opět musím vše složitě vysvětlovat. A opět neexistuje garance toho, že mi vybraný člověk zůstane ve firmě alespoň rok. Říkala jsem si, že kdybych si vše dělala dál sama, bude to nejjednodušší.
Jenže když jsem si musíte vedle samotného podnikání ještě zajišťovat veškerou administrativu, byznys stojí a nerozvíjí se.
Nakonec jsem byla unavená a frustrovaná a podnikání jsem měla chuť zabalit.
Chyby ale tenkrát byly hned na několika frontách:
Když nabíráme nové kolegy v maminkatelkách, celý proces už je nastavený zcela jinak. Ke každé činnosti máme vypracovaný manuál. K emailu vytváříme šablony a při zapisování nových zákazníků jsou přesně sepsané kroky a charakteristiky, aby asistentka na nic nezapomněla.
Když pak zjistíme, že asistentka něco zapomněla do emailu vepsat, možná začne argumentovat, jak o tom nevěděla. My ji ale ukážeme manuál, kde je černé na bílém přesně popsaný celý postup. Je to kontrola nejen pro nás, ale také ulehčení pro ni.
Celému zaučovacímu procesu jsme dali řád. “Pokud chcete člověka dobře zaučit, musíte vědět, jak ta daná činnost probíhá. Musíte ji dobře vysvětlit - chronologicky a systematicky. Ne přeskakovat z jedné věci na druhou a říkat, že je potřeba udělat toto a pak toto.To je špatný,” vysvětluje k důležitosti sepsaných procesů Renata Novotná, konzultantka procesního řízení a organizátorka práce.
Dobře nastavené procesy mohou výrazně ulehčit život, a to hned v několika aspektech:
Při konzultacích se často setkávám s tím, že v podnikání při dětech převládá chaos. Jako ženy toho máme na bedrech hodně a stíhat všechno je náročné. Mnohdy se snažíme využívat volné hodinky, když dítě usne nebo si hraje, k dokončení všech úkolů.
Pak se ale snadno může stát, že některé maličkosti zapomeneme. Vynecháme. Přitom jsou ale důležité a v konečném důsledku podnikání nepůsobí vyrovnaně, ale chaoticky.
Sepsáním všeho do procesů a manuálů dáváme podnikání řád, stabilitu a vyrovnanost. Už si jen tak něco neděláte na koleni jako u volnočasového koníčka, ale nastavujete procesy, které vás podpoří v růstu podnikání.
Během podnikání se vyvíjíte, vzděláváte se, rostete. Chybami se učíte a tím roste i vaše know-how.
“Tím, že reflektujete nové zkušenosti a zpracováváte je do balíku znalostí, ať už v podobě procesů nebo manuálů, tím roste také vaše know-how,” popisuje Renata Novotná.
K zápisům se můžete vracet. Lépe vnímat, co fungovalo. Co šlo udělat jinak. A řeknu vám, když se po pár letech zadíváte, co už jste vše zvládla vypracovat a předat úspěšně k delegování, zahřeje vás to u srdce.
Možná jste příběh z úvodu článku někdy zažila. Hodiny strávených zaučováním, které nakonec vyšly vniveč.
Jakmile ale jednou procesy zapíšete, nemusíte už vše tak složitě vysvětlovat. Jen pošlete link na manuál a je to. Úspora času může být výrazná. A kromě úspory času předejdete případným nedorozuměním.
Chyba totiž může být nejen v novém zaměstnanci, který si poznámku špatně zapsal, ale také ve vás, protože například při vysvětlování přeskakujete a můžete nějakou věc zapomenout. Mluvím z vlastní zkušenosti.
Představte si, že máte internetový obchod, kde si zákazník objedná zboží. Hned pak dostane potvrzovací email o objednávce a zaplacení. Následně je informován, že zásilka je na cestě. Ještě pak dostane děkovnou zprávu a prosbu o referenci, jak byl zákazník s nákupem spokojený.
Prodej je proces, ve kterém každý krok hraje svoji roli. Když se ale občas nějaký krok vynechá. Zákazník například neví, kdy má zboží čekat. Nebo mu zboží nesedí a vyjednávání výměny je zdlouhavé. Vše může mít negativní dopad na vaše další budoucí prodeje.
Z tohoto důvodu je přesné nastavení procesů nezbytné. Jenže stejně nezbytné jsou i pro poradkyni. Švadlenu. Nebo umělkyni. Kdokoli nabízí své služby a produkty, tak chce působit profesionálně. A to i v případě, že v budoucnu část svých aktivit někomu předá. Navenek by měl byznys působit stále spolehlivě a konzistentně. Proto procesy.
Renaty Novotné jsme se ptaly v živém vysílání v programu Úspěšná a Odpočatá na to, co jejim klientkám nastavení procesů přináší, odpovídají velmi často: “klid na duši”.
Neusínáte s pocitem, že jste něco zapomněla zmínit. Že se něco zapomnělo udělat. A když se udělá chyba, poučíte se z ní, lépe ji zapracujete do manuálu. Vysvětlíte, jak by se tento případ měl příště řešit jinak a jede se dál.
Protiargumentem mnoha lidí je, že vypracování procesů a manuálů zabere mnoho času. Už tak nestíhají samotné podnikání a do toho ještě zapisovat kroky u všech činností, které dělají.
A když už na manuálech pracovat začnou, po pár týdnech úsilí polevuje. Chybí vůle a vytrvalost.
Velkou výhodou ale je, že manuály vypracováváte na každou činnost na začátku, pak je během podnikatelského života sice mírně upravujete a aktualizujete, ale v zásadě mohou sloužit mnoho a mnoho let.
Třeba před pár týdny jsme připravovaly novou kampaň na nově spuštěné Mastermindy - Akcelerátor a podpůrnou skupinu pro úspěšné podnikání s dětmi. Začala jsem na nich pracovat a objevila skvělý manuál k mastermindům, který Dominika vytvořila před 6 lety.
Najednou jsem nemusela od nuly psát informační emaily. Prodejní stránka na web vyžadovala jen kosmetické úpravy a všechno hned od začátku mělo řád.
Dodám ještě jeden tip. Pokud s manuály teprve začínáte, sepisujte je během zaučování se svým prvním pomocníkem nebo asistentkou. I kdyby pak za pár měsíců odešla, manuály vám zůstanou a vy je jen předáte nové pracovní síle.
Myslíte své podnikání vážně? Chcete se jim vydělávat slušnou měsíční výplatu? Mít čas na děti a rodinu a přitom růst?
Berte nastavení procesů jako pomocníky, kteří vám s tím mají pomoci. Ne jako přítěž. Až se pak za pár let ohlédnete uvidíte, kolik jste toho už zvládla a kam jste se zase posunula. Procesy mají smysl.
A pokud si s nastavením nevíte rady, v programu Úspěšná a Odpočatá vám s ním pomůžeme.